Systemkonfiguration

Einleitung

Dieses Dokument ist für alle jene Benutzer:innen gedacht, die das initiale Einrichten dieser Projekt- und Portfoliomanagement Software durchführen und in weiterer Folge Anpassungen der Konfiguration vornehmen müssen.

Zu dieser Konfiguration zählen nicht nur Systemzugänge und Logins, sondern im weiteren Sinne auch beispielsweise die Verwaltung von strategischen Vorgaben oder das Erstellen von Projektvorlagen.

Diese erweiterte Konfiguration umfasst daher fast alle Bereiche der Software, wie sie auch über das Hauptmenü zu finden sind:

· Projektspezifische Konfigurationen

· Portfolio-Vorgaben

· Kostenverwaltung

· Ressourcenverwaltung

· System mit weiteren Einstellungen

Die nachfolgenden Ausführungen zur Konfiguration folgen dem typischen Ablauf beim ersten Einrichten der Applikation.

Ressourcen und Benutzer:innen

Unter Ressourcen werden vorwiegend alle Organisationseinheiten und Personen erfasst, die mit einem zeitlichen Aufwand und einem Kostensatz in einem Projekt verplant werden. Dabei werden Organisationseinheiten als auch Personen grundlegend nach intern und extern unterschieden um unterschiedliche Berechtigungen zu vergeben.

Personenressourcen, die eine eindeutige Login-Kennung und ein Passwort erhalten, werden damit auch zu Benutzer:innen, die mit der Software je nach den ihren Rollen zugewiesenen Rechten arbeiten können. Weiters können Personen aus dem Ressourcenpool in Workflows und Tasks bestimmte Aufgaben zugewiesen bekommen.

Ressourcen und Login-Daten können auch aus Active Directory übernommen werden. Siehe dazu weiter unten zur Konfiguration der Active Directory Schnittstelle.

Ressourcenverwaltung

Unter Ressourcen Administration kommt man zur Verwaltung der Ressourcen und findet links im Seitenmenü die Einträge für interne und externe Organisationseinheiten und Personen.

Hier lassen sich die verschiedenen Ressourcen anlegen und ändern.

Achtung: Einmal angelegte Ressourcen können nicht mehr gelöscht werden!

Relevante Felder beim Bearbeiten der Ressourcen sind:

· Name: Mit diesem Namen werden Ressourcen in der Software angezeigt. Daher empfiehlt es sich den vollständigen Namen einzutragen.

· Identifikation: [nachzutragen]

· Übergeordnete Organisationseinheit (nur bei Organisationseinheiten): Durch die Angabe der jeweils übergeordneten Organisationseinheit können beliebig tiefe Organisationhierarchien abgebildet werden. Nach dieser Struktur wird vor allem auch das Ressourcencontrolling abgebildet und die Verfügbarkeit über Organisationseinheiten hinweg berechnet.

· Login: Der Login-Name für Personen, mit der sich Benutzer:innen in der Software anmelden, muss applikationsweit, also auch über Mandanten hinweg, eindeutig sein. Sobald eine Ressource ein Login hat wird sie automatisch zur Benutzer:in.

· Passwort: Das Passwort kann nur hier in der Ressourcenverwaltung geändert werden.

· Ende der Verfügbarkeit: [nachzutragen]

· Inaktiv: Sollten Ressourcen nicht mehr verfügbar sein, dann werden sie inaktiv gesetzt. Damit bleiben sie in Projekten erhalten, in denen sie bereits verplant sind, können aber nicht mehr zu Rollen zugewiesen oder in anderen Projekten verplant werden.
Der Zugang zur Software bleibt aber erhalten, solange es auch ein Login für die Person gibt.

· Organisationseinheit (nur bei Personen): Die Organisationseinheit, zu der eine Ressource zugewiesen ist. Das ist vor allem für die Darstellung und für Berechnungen im Ressourcencontrolling relevant.

Diese Ressourcen werden, solange sie nicht inaktiv gesetzt sind, in der Detailplanung jedes einzelnen Projekts über die Eingabe von geplanten Stunden pro Arbeitspaket oder Projekt verplant.

Ressourcenverfügbarkeit

Unter Ressourcen Administration → Allgemeine Verfügbarkeit werden die organisationsweit gültigen Arbeitszeiten und Nicht-Arbeitszeiten verwaltet. Diese Verfügbarkeiten sind die Basis für die Auslastungsberechnung im Ressourcencontrolling und werden hierarchisch über alle Ebenen der Organisationshierarchie nach unten vererbt.

Auf jeder Ebene, also für alle Organisationseinheiten und Personen, können abweichende Angaben gemacht werden, die auch wieder für alle untergeordneten Ebenen gültig sind. Diese abweichenden Angaben können bei jedem Ressourceneintrag als Unterpunkt zur Ressource in der Ressourcenadministration gemacht werden.

Diese Allgemeine Verfügbarkeit ist auch die Basis für die Kalender zur Berechnung von Durchlaufzeiten in Projekten. Diese Projektarbeitstage können projektspezifisch angepasst werden um beispielsweise Betriebsurlaube oder Feiertage in der Planung auszunehmen.

Arbeitstage

Alle Wochentage mit einem Stundeneintrag größer Null zählen als Werktage. Die Summe der Stunden ist die Wochenarbeitszeit und mit der Verfügbarkeit für Projekte kann ein Abschlag der Verfügbarkeit für beispielsweise Overhead- oder Linientätigkeiten berücksichtigt werden. Der verbleibende Wert wird für die Berechnung der Ressourcenverfügbarkeit herangezogen.

Für Organisationseinheiten kann man weiters die Anzahl der Vollzeitäquivalente angeben, sollten sie mehr Ressourcen haben als in der Ressourcenadministration dargestellt, um eine adäquate Ressourcenverfügbarkeit abzubilden.

Die wöchentlichen Arbeitstage können für alle Ressourcen abweichend eingegeben werden.

Nicht-Arbeitstage

Mit Nicht-Arbeitstagen werden Nicht-Verfügbarkeiten wegen beispielsweise Betriebsurlaub berücksichtigt. Diese gelten zwingend für alle Ressourcen der Organisation.

Für Ressourcen kann man ergänzende Nicht-Arbeitstage für beispielsweise Urlaub oder Karenz eintragen.

Jährliche Feiertage

Für jährliche Feiertage gibt es zwei Modalitäten: Feste Kalendertage und österliche Feiertage in Abhängigkeit vom Ostersonntag.

Jährliche Feiertage gelten zwingend für alle Ressourcen der Organisation und können nicht individuell für Ressourcen angepasst werden.

Benutzer

Durch die Zuweisung eines Logins zu einem internen oder externen Personal wird diese zum Benutzer und erhält über die jeweilige Rolle dieser Benutzer gewisse Berechtigungen.

Je nachdem, ob die Ressource zum internen oder externen Personal gehört, wird sie automatisch der vordefinierten Rolle “Interner Benutzer” oder “externer Benutzer” zugewiesen.

Rollen und Berechtigung

Über die Rolle erhalten Benutzer konfigurierbare Schreib- und Leserechte im System, die sich im wesentlichen auf Ansichten in der Applikation beziehen. Dabei wird grundlegend zwischen Projektrollen und globalen Rollen unterschieden.

Die Verwaltung von Rollen und ihrer Berechtigung erfolgt im Menüpunkt System.

Globale Rollen

Globale Rollen können unter System angelegt werden und sind alle Rollen, die Benutzer unabhängig von einzelnen Projekten haben können. Diese Rollen erhalten Benutzer entweder automatisch oder unter dem Menü-Unterpunkt Rollenzuweisung.

Einzelne globale Rollen können das Recht haben alle Projekte zu sehen, ohne in dem Projekt über das Organigramm involviert zu sein.

Die Rollen “Interner Benutzer”, “Externer Benutzer” und “Administrator” sind vordefiniert und können umbenannt, aber nicht gelöscht werden.

Die Rollen “Interner Benutzer” und “Externer Benutzer” erhalten Benutzer automatisch auf Grund ihrer Anlage in der Ressourcenadministration.

Die Rolle “Administrator” wird einem Benutzer, wie alle weiteren Rollen, unter Rollenzuweisung, zugewiesen und hat immer und unveränderlich immer alle Lese- und Schreiberechte in der Applikation. Aus Sicherheitsgründen muss es auch immer zumindest einen Administrator geben.

Projektrollen

Projektrollen können unter System angelegt werden und im einzelnen Projekt wird dann definiert, welche Projektrollen im Projekt verwendet werden und welche Personen diese Rolle im Projekt wahrnehmen. Grundsätzlich kann ein Benutzer nur jene Projekt sehen, in denen er eine Rolle innehat. Außer der Benutzer hat mit einer Rolle das Recht für alle Projekte oder das Projekt ist für alle Benutzer sichtbar (das ist eine Einstellung im Projekt).

Die Projektrollen “Projektmanager” und “Projektauftraggeber” sind vordefiniert und von haben gewisse funktionale Abhängigkeiten, wie beispielsweise, dass sie für Filter und Auswertungen im Portfolio verwendet werden.

Eine andere vordefinierte Rolle ist “keine Rolle”. Wenn Personen eine Rolle im Projekt hatten, die ihnen aber genommen wird, so behalten sie die Spezialrolle “keine Rolle” um sie ohne Rolle im Projekt weiter mitzuführen.

Alle drei vordefinierte Rollen können umbenannt werden, die funktionalen Besonderheiten ändern sich dadurch aber nicht.

Alle Projektrollen kann man inaktiv setzen. Damit bleiben sie in Projekten erhalten, in denen sie bereits in Verwendung sind, können aber nicht mehr in anderen Projekten eingesetzt werden.

Achtung: Einmal angelegte Projektrollen können nicht mehr gelöscht werden!

Rollenzweisung

In der Rollenzweisung wird internes und externes Personal einer globalen Rolle zugewiesen und erhält so ihre Berechtigungen im System. Es kann nie eine Person berechtigt werden, sondern immer nur eine Rolle.

Rollenberechtigung

Unter Rollenberechtigung werden allen globalen Rollen und Projektrollen die gewünschten Rechte für die Arbeitsbereiche und Ansichten der gesamten Applikation gegeben.

Diese Rechte sind entweder Lese- & Schreibrecht (L&S), nur Leserecht (L) oder eben gar kein Recht - dann wird ein Arbeitsbereich oder die Ansicht für den Benutzer nicht angezeigt. Wenn Benutzer mehrere Rollen haben, dann zählen immer die höchsten vergebenen Rechte.

Wenn ein Arbeitsbereich oder eine Ansicht gar nicht verwendet werden soll, dann werden hier an keine Rolle Rechte dafür vergeben. In so einem Fall sieht man diese Ansichten nur mit der Rolle “Administrator”.

Die Rollenberechtigung untergliedert sich in drei Bereiche:

1. “Allgemein”

Unter “Allgemein” werden die Rechte für ganze Arbeitsbereiche vergeben. Wenn ein Benutzer also keine Rechte auf das Portfolio hat, dann kann er Portfolio überhaupt nicht verwenden - unabhängig von dem, was unter “Portfolio” an Rechten vergeben wird.

Es werden somit hier zuerst die Rechte für ganzen Arbeitsbereiche vergeben und dann weiter detailliertere Rechte für alle Ansichten außer für Projekte und Portfolio.

2. “Projekte”

Unter “Projekte” werden alle Rechte für Ansichten und Funktionen im einzelnen Projekt vergeben.

Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass derselbe Benutzer mit unterschiedlichen Rollen in zwei Projekten entsprechend auch unterschiedliche Rechte in jedem dieser Projekte hat.

3. “Portfolio”

Unter “Portfolio” werden die Rechte für Funktionen im Portfolio vergeben. Dabei hat man mit dem allgemeinen Recht für den Portfolio-Zugang schon die Berechtigung für die meisten Ansichten des Portfolios, da sie alle dieselben Daten darstellen und keine Eingaben ermöglichen. Für die Eingaben im Portfolio kann man eigene Rechte vergeben.

Kostenverwaltung

Als Unterpunkte zu Kosten gibt es die Möglichkeit Kostenarten und Leistungseinheiten mit ihren Kostensätzen zu erfassen. Diese Änderungen werden aber erst in die einzelnen Projekte übernommen, sobald entweder die Kostenpläne in einem Projekt direkt geändert werden oder gleichzeitig für alle Projekte die Menüfunktion Projektkosten aktualisieren aufgerufen wird.

Kostenarten

Kostenarten sind Kategorien von Kosten, die im Kostenplan einzelnen Kosten zugewiesen werden und dann unter Kosten in der Budgetentwicklung ausgewertet werden können.

Interne Ressourcen, externe Ressourcen und (in Projekten definierte) sonstige Ressourcen sind fix vorgegebene Kostenarten, die über den Ressourcenplan in die Kostenpläne automatisch übernommen werden.

Darüber hinaus können beliebig viele weitere Kostenarten angelegt werden. Diese kann man inaktiv setzen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Damit bleiben sie in Projekten erhalten, in denen sie bereits in Verwendung sind, können aber nicht mehr in anderen Projekten eingesetzt werden.

Achtung: Einmal angelegte Kostenarten können nicht mehr gelöscht werden!

Leistungskatalog und Kostensätze

Im Leistungskatalog werden Leistungsarten mit ihren Stückkosten festgelegt. Leistungsarten sind typischer Weise unterschiedliche Stundensätze und Kostensätze für Maschinen und andere Ressourcen.

Jeder Leistungsart können Kosten pro Einheit zugewiesen werden, die immer so lange gelten, bis ein neuer Kostensatz schlagend wird. Diese Leistungsarten dann in den Projekten im Ressourcenplan oder Kostenplan den einzelnen Positionen zugewiesen und so kann man zentral die typischen Leistungskosten für alle Projekte verwalten.

Am besten erhält der erst Kostensatz pro Leistungsart ein möglichst altes “gültig ab”-Datum, wie beispielsweise 01.01.2000.

Es können beliebig viele Leistungsarten angelegt werden. Diese kann man inaktiv setzen, wenn sie nicht mehr gebraucht werden. Damit bleiben sie in Projekten erhalten, in denen sie bereits in Verwendung sind, können aber nicht mehr in anderen Projekten eingesetzt werden.

Achtung: Einmal angelegte Leistungsarten können nicht mehr gelöscht werden!

Portfoliovorgaben

Strategische Vorgaben

Strategische Vorgaben verstehen sich als Unternehmensziele oder organisatorische Stoßrichtungen, die durch Projekte verwirklicht werden sollen. Damit der Zusammenhang zwischen einzelnen Projekten und den strategischen Vorgaben erfasst werden kann, können diese unter Kosten Strategisch Vorgaben zentral verwaltet werden.

Strategische Vorgaben werden zur Berechnung des Strategiebeitrages eines Projektes und für Auswertungen im Portfolio verwendet. Zu diesem Zweck kann im Portfolio auch nach strategischen Vorgaben gefiltert werden.

Zuordnungen

Um das Portfolio zu strukturieren und Projekte zu klassifizieren können unter Kosten Zuordnungen unterschiedliche Ausprägungen für Projektmerkmale anlegt werden. Diese Zuordnungen können einem einzelnen Projekt zugewiesen werden um so das Projekt besser einordnen zu können.

Nach diesen Zuordnungen kann auch im Portfolio gefiltert werden.

Es gibt drei Arten von Zuordnungen:

1. “Einfachauswahl”: Es kann nur ein Wert von einer Reihe von konfigurierbaren Optionen ausgewählt werden.

2. “Mehrfachauswahl”: Es können mehrere Werte von einer Reihe von konfigurierbaren Optionen ausgewählt werden.

3. “Textfeld”: Es kann ein freier Text im einzelnen Projekt eingegeben werden.

Zuordnungen kann man inaktiv setzen, dann stehen sie für neue Projekte nicht mehr zur Verfügung, oder gänzlich löschen, dann werden sie auch aus bestehenden Projekten entfernt.

Schnittstellen

Synchronisation mit Active Directory

Die Ressourcen (Personal und Organisationseinheiten) und Benutzer können aus einem bestehendem Active Directory (AD) übernommen werden. Wenn diese Schnittstelle aktiviert wird, dann werden Benutzer, Organisationseinheiten und Rollenzuweisungen täglich aus dem AD synchronisiert.

Dazu gibt es neben dem Server-Zugang folgende Einstellungen:

· “Pfad zu globalen Rollen”: Gibt den Pfad zu jenen AD-Gruppen an, in denen Benutzer bestimmten Gruppen (Rollen) zugewiesen werden. Diese Gruppen im AD können dann manuell mit den globalen Rollen in SevenStar gematcht werden. Alle Benutzer des AD, die dann einer Gruppe im AD zugewiesen sind, werden täglich nach SevenStar übernommen und erhalten dort automatisch die entsprechende Rollenzweisung zu den globalen Rollen.
Damit bekommen diese Benutzer automatisch den Zugriff und die Berechtigungen ihrer Rolle oder Rollen für SevenStar.

· “AD-Gruppe für Ressourcen ohne Login”: Wenn auch Ressourcen für die Planung nach SevenStar importiert werden sollen, die keinen Systemzugriff erhalten, dann können sie dafür im AD eine eigene Gruppe anlegen und die Verlinkung dazu hier eintragen.

· “Pfad zu oberster Organisationseinheit”: Wenn auch Organisationseinheiten aus AD übernehmen wollen, so wird hier der Pfad zur obersten Organisationseinheit eingetragen. Diese und alle darunterliegenden Organisationseinheiten werden automatisch importiert.

Upload zu MS SharePoint

Ausdrucke von Projekten können optional zu einem MS SharePoint Projekt hochgeladen werden, wenn der Upload aktiviert ist. Dafür müssen die URL und die Systemzugänge hier konfiguriert werden.

In Projekten kann man dann den Pfad zu der jeweiligen MS SharePoint-Seite des Projekts in den Projekteinstellungen eintragen um Ausdrucke automatisch hochzuladen.

Sonstige Systemverwaltung

Projektvorlagen

Beim Anlegen eines neuen Projekts kann eine Vorlage ausgewählt werden, die hier angelegt und gestaltet werden kann.

Eine Vorlage kann im Grunde wie ein richtiges Projekt gestaltet werden. So kann man nicht nur die Ansichten oder Projekteinstellungen gestalten, sondern beispielsweise auch Projektstrukturen oder Rollenträger vordefinieren.

Exportvorlagen

Für den Export eines Projekts nach Word gibt es eigene Vorlagen, die mit einem Makro gesteuert werden.

Verwenden Sie daher niemals eine neue Word-Datei um eine Vorlage anzupassen, sondern laden Sie eine bestehende Export-Vorlage herunter, verändern Sie diese wie gewünscht und laden sie wieder hoch.

Designvorgaben

Die Texte und Bilder für die Login-Seite können hier angepasst werden. Sollten mehrere Mandanten verwendet werden, so gilt diese Änderung für jeden einzelnen dieser Mandanten.

Weiters kann das Logo links oben im Menü Mandaten-spezifisch geändert werden. Dadurch kann man beispielsweise hervorheben, in welchem Mandanten gearbeitet wird.

Als Bildformate sind JPG oder PNG zulässig. Die angegebenen Bildgrößen sind ungefähre Angaben um den Grund-Layout zu entsprechen. Nur das Logo links oben im Menü muss exakt die angegebene Größe haben, weil es andernfalls verzerrt wird.

Alle Projekte löschen

Diese Funktion ist vor allem für das Beenden eines Testbetriebs vorgesehen und dafür sollte daher ausnahmslos die Rolle Administrator berechtigt sein.